Projektplanung: Warum immer so kompliziert?

Viele von uns fühlen sich permanent oder zumindest oft überfordert. Kein Wunder bei dieser schnelllebigen Welt mit täglichen Veränderungen und viel Informationsflut. Für einen Teil der Überforderung sind wir allerdings selber verantwortlich. Hier erfährst Du warum und wie es besser geht.

*** Blog von Claudia Hesse, speicherguide.de ***

Claudia Hesse In diesem Jahr habe ich mich entschlossen einen Online-MBA zu absolvieren. Sprich, einen Kurs zu belegen, in dem ich alle Stufen und Aspekte von »digitalisiertem« oder einfach »Online-Business« im Detail lerne.

Ende Juni kam die Kursleiterin auf die Idee, die Teilnehmer einen »Sommerkurs« konzipieren zu lassen. Wir sollten also eine Idee für einen 4-wöchigen Online-Kurs aufsetzen, vier Module mit allen Inhalten definieren, den Kurs produzieren und als Beta-Kurs promoten und launchen.

Wäre ja prinzipiell nicht wirklich SO schwierig. Immerhin haben alle Teilnehmer ihre Schwerpunktthemen und sollten daher ihre Inhalte kennen. Dann kam der Hasenfuß: Für all das hatten wir sage und schreibe fünf Wochen Zeit. Bis Ende Juli sollte der Kurs abgeschlossen sein. Inklusive Testimonials einsammeln. Hilfe!

Hey, ich mochte schon immer eine gute Herausforderung und habe natürlich beschlossen mitzumachen. Und stand vor einem Berg diverser Aufgaben!

Alleine das Thema zu definieren war eine große Aufgabe: Wo brennt‘s bei meinen Kunden am meisten, in welchem Bereich kann ich (mal eben) schnell gute, aufeinander abgestimmte Inhalte finden und zusammenstellen? Und – wo finde ich Kandidaten, die meinen Kurs testen möchten (und mir natürlich auch noch Feedback geben!)

Mit all diesen Fragen im Kopf verbrachte ich erst mal einen Tag oder zwei damit, einen komplexen Plan aufzubauen und statt Antworten türmten sich immer mehr Fragen auf. Und plötzlich schien das ganze Projekt hochkomplex und überwältigend!

STOP

Bis ich gemerkt habe, dass ICH diejenige bin, die alles verkompliziert hatte. Weil ich es perfekt wollte. Und absolut reibungslos… immerhin wollte ich mich ja nicht blamieren.

Also habe ich die Bremse gezogen, habe mir mein Projekt mal mit viel Abstand angeschaut und erstmal alles auf das Nötigste reduziert. Plötzlich war die Lösung ganz einfach und der Plan schnell gemacht.

Neue Landingpage für den Kurs: unnötig

Kompletter Kurs fertig zu Kursbeginn: Quatsch – geht auch nach und nach (sogar besser, weil ich dann meinen Inhalt an das Feedback anpassen konnte)

Marketingplan zur Bewerbung: unangemessen – ein paar gute (und einfache) Wege zur Promotion tun es auch.

Komplexität lähmt

Wenn wir uns vollkommen überwältigt fühlen von der schier unlösbaren Aufgabe – vielleicht noch unter Zeitdruck, dann rührt das oft daher, dass wir uns selber das Leben immens schwer machen. Das führt nämlich in vielen Fällen dazu, dass wir dem Druck ausweichen, dass wir extrem gestresst werden und keinen blassen Schimmer haben, wo wir anfangen sollen. Und damit bleibt manches einfach liegen oder wird im schlimmsten Fall überhaupt nie angefasst, weil uns die (selbst kreierte) Komplexität schlichtweg überfordert oder Angst einflößt.

Ich will hier nicht sagen, dass es keine komplexen Projekte und Situationen gibt. Klar gibt es die – immer mehr sogar in unserer hoch-technisierten Welt. Allerdings haben wir Menschen auch oft die Tendenz, Dinge komplizierter zu machen als sie sind. Und sehen den Wald vor lauter Bäumen nicht – sprich, die manchmal einfachen Lösungen.

Mach ne Pause

Irgendjemand hat mir mal gesagt: »Wenn du richtig viel zu tun hast, mach eine Pause.« Häh?

Hört sich bescheuert an. Ich hab’s trotzdem ausprobiert und siehe da: aufstehen, sich bewegen, eine Pause machen führt zu mehr Klarheit im Gehirn. Unser präfrontaler Kortex (der Teil des Gehirns, wo die meiste intelligente Arbeit stattfindet) ist zwar richtig klasse, allerdings auch schnell überfordert und braucht einfach manchmal eine Pause, um alles wieder in eine sinnvolle Reihenfolge zu bekommen oder Lösungen zu finden.

Das war mein »das Projekt mal mit Abstand anschauen«. Es hat deutlich geholfen, die Fäden entwirrt und den unnötigen Kram unter diesen Bedingungen entlarvt.

Einfach anfangen

Am besten mit dem ersten Schritt. Oft kennen wir bei einem Vorhaben oder Projekt schlicht und ergreifend nicht genau den Weg – so auch in meinem Kurs. Ich hatte eine High-Level-Idee, welche Module reingehören – die Details und die finale Reihenfolge haben sich erst im Laufe der Erstellung und sogar Implementation ergeben. Hier braucht‘s ein wenig Mut.

Mut, der Tatsache ins Auge zu schauen, dass wir nicht alles wissen und auch nicht vorhersagen können. Mut zum Risiko – yep, ein Schritt kann auch mal schief gehen. Und dann haben wir was gelernt und haben eine zweite Chance.

Also mach einfach den ersten Schritt und schau, welche Möglichkeiten sich plötzlich auftun. Manchmal fallen die einzelnen Teile danach einfach an ihren Platz – einfach, weil ich den Mut hatte, anzufangen und Ungewissheit zu akzeptieren.

Nachfragen schafft Klarheit

Wenn wir feststecken und die Komplexität uns einholt (ob die selber konstruierte oder tatsächliche), hilft es oft, mal bei anderen nachzufragen, was sie dazu meinen.

Warum? Ganz einfach: Während wir erklären, worum es geht, fangen wir oft selber an besser zu verstehen und Lösungen fallen uns plötzlich ein. UND andere haben die Außensicht auf unsere Themen und dadurch eine komplett andere Perspektive. Manchmal sind wir einfach zu dicht dran, um den gesunden Menschenverstand walten zu lassen – und da können andere helfen.

Final hatte ich 52 Teilnehmer in meinem 4-wöchigen Testkurs (die alle vorab einen Google-Fragebogen ausgefüllt haben), irgendwelche 17 Videos gedreht, zwölf Worksheets entwickelt, eine begleitende FB-Gruppe eingerichtet und dort noch ein paar FB lives gemacht. Und dies alles in 5 Wochen.

Unter Anwendung genau dieser drei Faktoren: Selber Komplexität rausgenommen, weil ich meinem Gehirn Pausen gegönnt habe. Und ja, ich habe einfach angefangen. Immerhin wollte ich mir auch selber beweisen, dass ich das auf die Beine stellen kann.

Und ich hatte meine »Berater«, die mir Feedback gegeben haben. Oft war ihre Rolle aber nur die des geduldigen Zuhörers. Nachdem ich fertig geredet hatte, wusste ich schon selber, was passt oder nicht.

So einfach kann es manchmal sein.

PS: Der Kurs ist dem Thema »Work-Life-Balance – Achieved« gewidmet. Im Oktober werde ich den Kurs offiziell launchen – hier geht’s zur Warteliste, wenn du auf dem Laufenden bleiben möchtest