Microsoft hat den faktisch unbegrenzten Cloud-Speicher für Bildungseinrichtungen abgeschafft. Mit Vertragsverlängerungen greifen feste Pools für Onedrive, Sharepoint und Exchange. Hochschulen mit großen Datenbeständen müssen löschen, auslagern oder zusätzlichen Speicher kaufen. Dabei können erhebliche Kostenunterschiede entstehen. Als Alternative bietet sich unter anderem Nextcloud an.

Microsofts Speicherregeln für Bildungseinrichtungen sind nicht neu, ihre finanziellen Folgen werden aber zunehmend konkret. Education-Mandanten erhalten 100 TByte gemeinsamen Speicher für OneDrive, SharePoint und Exchange. Hinzu kommen je nach gebuchter Microsoft 365 Education-Lizenz 50 GByte pro A3- bzw. 100 GByte pro A5-Nutzer. Die Limits greifen seit August 2024 jeweils mit der nächsten Vertragsverlängerung.

Damit endet ein Modell, das Gartner als faktisch unbegrenzten Microsoft-365-Speicher bezeichnet hatte. Die Analysten warnten bereits 2024, dass einzelne Hochschulen mehrere hundert TByte über ihrem künftigen Kontingent liegen könnten. In Extremfällen könne der verfügbare Speicher um rund 90 Prozent sinken.

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Zusätzlicher Speicher kann teuer werden

Microsoft bietet zusätzlichen Poolspeicher in Schritten von zehn TByte für geschätzt 300 US-Dollar pro Monat an. Rechnerisch entsprechen zehn TByte damit 3.600 Dollar pro Jahr. Ein zusätzliches PByte würde bei linearer Hochrechnung rund 360.000 Dollar jährlich kosten. Microsoft zufolge liegen allerdings 99,96 Prozent der Bildungseinrichtungen innerhalb der vorgesehenen Kontingente.

Große Forschungsuniversitäten können andere Datenprofile haben. Die University of California Irvine (UCI) berechnet intern für zusätzlichen Microsoft-Onedrive- bzw. Sharepoint-Speicher 360 Dollar pro TByte und Jahr. Im eigenen Research-Storage-Pool kostet zusätzlicher Speicher dagegen 60 Dollar pro TByte und Jahr. Für Forschungsdaten ist Microsoft-Speicher in diesem konkreten Beispiel damit sechsmal so teuer.

Das ist kein allgemeingültiger Preisvergleich, zeigt aber, warum Datenklassifizierung wichtiger wird. Produktive Daten in Teams, Onedrive oder Sharepoint haben andere Anforderungen als Forschungsarchive oder selten genutzte Projektdaten.

Ein PByte lässt sich nicht über Nacht verschieben

Genau hier setzt Arcitecta mit Mediaflux Connect 365 an. Die Software soll Daten in Microsoft 365 analysieren und helfen zu entscheiden, welche Inhalte dort verbleiben, gelöscht oder auf günstigere On-Premises-, Cloud-, Object- oder Tape-Speicher verschoben werden können.

Neben den Kosten spielt dabei die Zeit eine Rolle. Bei einem angenommenen Microsoft-Durchsatz von 400 GByte pro Stunde kalkuliert Arcitecta für die Verschiebung eines PByte mit rund 105 Tagen. Die Angabe stammt vom Hersteller und ist keine generelle Microsoft-Garantie.

Aus den neuen Speicherregeln wird damit ein Data-Management-Projekt. Vor einer Migration muss geklärt werden, welche Daten vorhanden sind, wem sie gehören, welche Aufbewahrungsfristen gelten und was tatsächlich im produktiven Microsoft-365-Umfeld benötigt wird.

Cloud-Speicher wird stärker nach Nutzung getrennt

Microsoft empfiehlt selbst, den Speicherverbrauch regelmäßig zu prüfen, inaktive Nutzer und Gruppen zu bereinigen und nicht mehr benötigte Daten zu löschen. Damit gilt auch für Collaboration-Plattformen eine bekannte Storage-Regel: Nicht jede Datei gehört auf dieselbe Speicherklasse.

Google ist bei Education-Angeboten bereits einen ähnlichen Weg gegangen und führte ebenfalls einen gemeinsamen Speicherpool von 100 TByte ein. Der Abschied vom praktisch unbegrenzten Cloud-Speicher ist also kein isoliertes Microsoft-Phänomen.

IT-Abteilungen sollten deshalb nicht bis zur nächsten Vertragsverlängerung warten. Bei großen Datenbeständen brauchen Bereinigung, Klassifizierung und Migration lange Vorlaufzeiten.

Nextcloud koppelt Collaboration nicht an festen Cloud-Speicher

Eine Alternative für Bildungseinrichtungen ist Nextcloud. Der Anbieter führt ein eigenes Education-Programm für Schulen, Universitäten und andere Bildungseinrichtungen, technisch basiert das Angebot auf Nextcloud Enterprise. Anders als bei Microsoft 365 verkauft Nextcloud dabei grundsätzlich keinen dazugehörigen Cloud-Speicher: Die Plattform wird auf eigener Infrastruktur oder bei einem Hosting-Partner betrieben, sodass Hochschulen vorhandenen File-, Object- oder anderen Storage weiterverwenden und die Speicherkapazität selbst dimensionieren können.

Spezielle öffentlich ausgewiesene Education-Preise nennt Nextcloud nicht, für den Bildungsbereich muss ein individuelles Angebot eingeholt werden. Als Orientierung veröffentlicht der Hersteller jedoch seine regulären Enterprise-Preise: Nextcloud Files kostet ab 100 Nutzern im Standard-Tarif 71,29 Euro pro Nutzer und Jahr, Premium beginnt bei 104,99 Euro und Ultimate bei 204,75 Euro. Ab 200 Nutzern sinken die ausgewiesenen Einstiegspreise auf 53,17, 81,99 beziehungsweise 183,75 Euro pro Nutzer und Jahr. Die Preise verstehen sich netto.

Storage-Kapazität und Hosting sind darin nicht enthalten und müssen deshalb separat betrachtet werden. Gerade für Hochschulen mit großen Datenbeständen kann dies interessant sein: Die Kosten für zusätzliche TByte ergeben sich dann nicht aus einem vom Collaboration-Anbieter vorgegebenen Speicherpreis, sondern aus der jeweils eingesetzten eigenen oder gemieteten Storage-Infrastruktur.