Version 26.2 bringt für die MailStore-Produkte ein Konvertierungstool für den Wechsel von Exchange Web Services zur Microsoft Graph API. Dazu kommen IMAP-basierte Exporte, die automatische Synchronisierung von Microsoft-365-Gruppen, neue Cloud-Optionen sowie aktualisierte Prüfungen zu GoBD und DSGVO für die Archivierung.

Der bevorstehende Abschied von Exchange Web Services verändert die E-Mail-Archivierung in Microsoft 365-Umgebungen. Mit Version 26.2 erweitert MailStore seine Produktlinie um Funktionen, die vor allem den Umstieg auf die Microsoft Graph API vereinfachen sollen. Das Update betrifft neben Microsoft-365-Archivierungen auch Exportfunktionen, Gruppenarchive, MailStore Cloud und Compliance-Features.

Ein zentrales Element von MailStore 26.2 ist ein Konvertierungs-Tool für Microsoft-365-Anwender. Es erkennt bestehende EWS-Profile und führt Administratoren durch die Migration zur Microsoft Graph API. Damit will MailStore den manuellen Aufwand reduzieren und typische Fehlerquellen beim Wechsel verringern.

Hintergrund ist die Ablösung von Exchange Web Services durch Microsoft. Für Unternehmen mit bestehenden Archivierungsprofilen kann der Umstieg relevant werden, wenn Archivierungsprozesse künftig über die Graph-API laufen sollen. Gerade in gewachsenen Microsoft-365-Umgebungen ist dabei weniger die reine Schnittstelle entscheidend, sondern ob bestehende Profile, Berechtigungen und Abläufe kontrolliert migriert werden können.

»Mit Version 26.2 reagieren wir auf die bevorstehende Ablösung von Exchange Web Services und unterstützen Microsoft-365-Kunden dabei«, sagt René Nitzinger, Lead Product Manager bei Mailstore, »den Wechsel zur Microsoft Graph API möglichst reibungslos umzusetzen.«

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IMAP-Export erhält Ordnerstrukturen beim Rücktransfer

Auch die Exportfunktion ändert sich. Mailstore nutzt dafür nun IMAP statt EWS. Das soll die Kompatibilität mit Microsoft 365 sichern und zugleich dafür sorgen, dass die Ordnerstruktur der Postfächer beim Export erhalten bleibt.

Für Administratoren ist dieser Punkt nicht nur kosmetisch. Beim Rücktransfer von archivierten E-Mails kann die Struktur der Postfächer eine wichtige Rolle spielen, etwa bei Migrationen, Prüfungen oder der Wiederherstellung einzelner Benutzerpostfächer. Eine sauber übernommene Ordnerstruktur erleichtert die Nachvollziehbarkeit und reduziert manuelle Nacharbeiten.

Microsoft-365-Gruppen erhalten eigene Archive

Neu ist zudem die automatische Synchronisierung von Microsoft-365-Gruppen. Jede synchronisierte Gruppe erhält ein eigenes Archiv, in dem die zugehörigen E-Mails abgelegt werden. Damit erweitert MailStore die Archivierung über klassische Benutzerpostfächer hinaus auf Gruppenkommunikation.

Für Unternehmen kann dies relevant sein, wenn Projektgruppen, Abteilungen oder Teams Microsoft-365-Gruppen intensiv nutzen. In solchen Szenarien entstehen geschäftsrelevante Informationen nicht mehr nur im persönlichen Postfach, sondern zunehmend in gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen. Die getrennte Ablage in eigenen Gruppenarchiven kann die Verwaltung und spätere Suche vereinfachen.

Mailstore Cloud archiviert auch kostenlose Outlook-Konten

Bei Mailstore Cloud erweitert Version 26.2 die unterstützten Quellen. Künftig lassen sich auch E-Mails aus kostenlosen Outlook.com-Konten archivieren und synchronisieren. Dazu zählen laut Anbieter Adressen mit den Endungen »@outlook.com«, »@hotmail.com« und »@live.com«.

Diese Funktion dürfte vor allem für kleinere Organisationen, Selbstständige oder Anwender mit gemischten E-Mail-Umgebungen interessant sein. Aus Unternehmenssicht bleibt allerdings zu prüfen, welche kostenlosen Konten tatsächlich geschäftlich genutzt werden dürfen und wie sie in bestehende Compliance- und Datenschutzvorgaben eingebunden sind.

Administratoren erhalten mehr Kontrolle über Archivpostfächer

Version 26.2 erweitert auch die Verwaltungsfunktionen. Administratoren können künftig Archivpostfächer löschen, selbst wenn diese noch E-Mails enthalten. Für Compliance-Anwender besteht zusätzlich die Möglichkeit, zu entscheiden, ob die E-Mails in den betroffenen Postfächern gelöscht oder beibehalten werden.

Damit erhält die Verwaltung von Archivdaten mehr Flexibilität. Gleichzeitig berührt diese Funktion sensible Bereiche wie Aufbewahrungsfristen, Löschkonzepte und Nachvollziehbarkeit. In regulierten Umgebungen sollte daher klar definiert sein, wer solche Aktionen ausführen darf und welche internen Freigabeprozesse dafür gelten.

Prüfungen zu GoBD und DSGVO wurden aktualisiert

Mailstore verweist außerdem auf neue Prüfungen durch unabhängige Experten. Die Produkte seien erneut auf Konformität mit den GoBD-Vorgaben geprüft worden. Damit adressiert Mailstore insbesondere Anforderungen an eine ordnungsgemäße und revisionssichere E-Mail-Archivierung in Deutschland sowie entsprechende Anforderungen in Österreich und der Schweiz.

Zusätzlich wurde Version 26.2 laut Anbieter hinsichtlich der Datenschutz-Grundverordnung geprüft. Dabei geht es um die Verarbeitung personenbezogener Daten im Kontext der E-Mail-Archivierung. Für Unternehmen ersetzt eine solche Prüfung keine eigene Datenschutzbewertung, kann aber ein Baustein bei der Auswahl und Dokumentation einer Archivierungslösung sein.