Advertorial: Backup in Zeiten von Home-Office

Die Datensicherung darf auch im Home-Office nicht außeracht gelassen werden. Systemausfälle, Benutzerfehler, aber auch Hackerangriffe und Ransomware bedrohen Unternehmensdaten, die remote erstellt werden. Backup-Spezialist SEP empfiehlt auch Strategie zu etablieren, die auch extern erzeugte Daten miteinschließt.

von Klaus Riehm, SEP

Flexible Arbeitszeiten und -orte haben sich in den vergangenen Jahren zunehmend etabliert. Doch durch die Corona-Krise hat sich dieser Trend zu einer Notwendigkeit entwickelt. Viele Unternehmen schicken ihre Mitarbeiter zum Schutz vor einer Ansteckung – und sofern es möglich ist – ins Home-Office. Laut Bitkom-Umfrage von Mitte März, ist jeder zweite Berufstätige in Deutschland (49 Prozent) ganz oder temporär im Home-Office. Teilweise wurden extra Laptops angeschafft, um Heimarbeit zu ermöglichen.

Was bei der hektischen Einführung meist vergessen wird, ist das Einbinden der Remote-Arbeitsplätze in die Backup-Strategie. Denn wenn nun Daten außerhalb des Unternehmensnetzwerkes erzeugt werden, sind diese der Gefahr ausgesetzt, bei einem Systemausfall verloren zu gehen. Aber nicht nur Systemausfall, sondern auch vermehrte Hackerangriffe und Ransomware stellen eine Gefahr für die Unternehmensdaten dar.

SEP Sesam Beefalo: Die Datensicherung darf auch im Home-Office nicht außeracht gelassen werden (Grafik: SEP).

Zuhause Firmendaten schützen und sichern

Gerade daheim in der privaten Umgebung ist das Risiko für einen IT-Ausfall und damit Datenverlust größer. Im Gegensatz zur Umgebung im Büro ist die Infrastruktur im Regelfall nicht auf den professionellen Einsatz ausgerichtet. Kaum vorhandene oder nur marginale Firewall-Funktionen des heimischen Routers sind ein Einfalltor für Bedrohungen. Daher müssen im Home-Office erzeugte Daten zunächst lokal gespeichert und dann in die Backup-Strategie des Unternehmens eingebunden werden. Dabei gilt generell, dass die Datenhaltung möglichst zentral verwaltet und damit auch zentral gesichert werden sollte. Das gilt auch für Anwendungen wie beispielsweise E-Mail. Diese werden am besten auf dem Mailserver im Unternehmen empfangen und abgelegt. In einer schnell eingerichteten Umgebung kann es passieren, dass die E-Mails lokal in eine Datei gespeichert werden. Im Fall eines Datenverlusts wären diese Nachrichten unwiederbringlich verloren.

Ein Szenario für extern erzeugte Daten etablieren

Sollte es dennoch nötig sein, dass lokal Daten abgelegt werden müssen, dann ist dafür zu sorgen, dass die Backup-Software die Client-Konfiguration über die Netzwerkinfrastruktur – per VPN oder DHCP – auch zuhause findet und mitsichert. In der Regel wird es eine reine Home-Office-Zeit nicht geben. Daher muss das Backup-Szenario so gewählt sein, dass, wenn die Mitarbeiter an einem oder mehreren Tagen im Büro sind, eine Komplettsicherung inklusive großer Dateien über das schnelle Firmennetzwerk erfolgt. Ist aber auch dies für eine längere Zeit nicht möglich, muss zumindest sichergestellt werden, dass der Nutzer in seiner privaten Umgebung temporär für ein adäquates Backup seiner lokalen Daten sorgt. Das kann beispielsweise durch regelmäßige Kopien auf externen USB-Platten erfolgen. Dies benötigt allerdings ein hohes Maß an Verständnis wo welche relevanten Daten abgelegt sind. Außerdem müssen immer die Datenschutzregeln beachtet werden, daher sind unbedingt private und Firmendaten zu trennen. Am Ende der Home-Office-Zeit müssen die Firmendaten dann wieder vom privaten Rechner gelöscht werden.

Was passiert aber, wenn Daten verloren gehen? Für den Restore-Fall sollte die Backup-Software ein Browser-basiertes Web-Interface mit einem Self-Service-Restore-Wizard zur Verfügung haben. Das bedeutet, dass notwendige Logins mit Passwörtern für die Authentifizierung verfügbar sind und von den IT-Administratoren eine korrekte Rechtevergabe, also Autorisierung konfiguriert sein muss. Dann lassen sich sogar komplett neu aufgesetzte Rechner wieder mit den gesicherten Daten wiederherstellen.

Cloud-Lösungen aber auch sichern

Wenn Cloud-Lösungen genutzt werden, lassen sich die erzeugten Daten von Home-Office-Arbeitsplätze am einfachsten sichern. Allerdings nur, wenn die dort abgelegten Dateien auch in die Backup-Strategie eingebunden sind. Vielen Unternehmen ist nicht bewusst, dass beispielsweise bei Microsoft Office 365, der Google G-Suite oder Salesforce die Kunden für die Datensicherung zuständig sind – auch wenn die Dateien vermeintlich auf den Servern der Cloud-Anbieter liegen. Office 365 geht beispielsweise mit sehr begrenzten Möglichkeiten zur Sicherung und Wiederherstellung einher – man behilft sich dort mit Dateiversionierungen und Papierkörben als wichtigste Absicherung, was leider eine Menge Einschränkungen mit sich bringt. Wiederherstellungen, die über die eigene Fehlerkorrektur eines einzelnen Users hinausgehen, benötigen Eingriffe durch sehr erfahrene Administratoren – und die richtigen Daten zur Wiederherstellung überhaupt erst zu finden kann äußerst zeitaufwändig sein. Diese limitierten Möglichkeiten bieten kein konsistentes Backup.

Darüber hinaus ist es notwendig, dass Ressourcen, die bei Cloud-Dienstleistern gehostet werden, ebenfalls im Datensicherungs- und Recovery-Konzept einbezogen sind. Ein im Cloud-Rechenzentrum laufender Server sollte bei einem Ausfall zügig wiederherstellbar sein von dem Cloud-Service-Provider sowie auch vom User. Optimal ist es, wenn die Einstellungen und Daten regelmäßig auch aus der Cloud zurückgespiegelt werden und beim Nutzer und damit doppelseitig gesichert sind. Damit hat der Nutzer die Chance, dass er im Desaster-Fall schnell und gezielt sein Recovery machen kann und nicht auf den Provider warten muss. Allerdings muss auch hier, wie in allen Backup- und Restore-Plänen, ein regelmäßiger Wiederherstellungs-Test stattfinden, um den reibungslosen Ablauf und die Konsistenz der Sicherung zu gewährleisten.

SEP sesam für hybride Backups

Der Backup-Spezialist SEP stellt dafür seinen Kunden SEP sesam Hybrid Backup (für On-Premises, Cloud, virtuelle und physische Umgebungen) und die Cloud Application Protection Services (CAPS) zur Verfügung, bei denen der benötigte Speicherplatz gleich inkludiert ist, so dass der Kunde eine fertige, komplette Lösung erhält mit unlimitierter Aufbewahrungszeit. Diese basieren auf einem verschlüsselten Backup-Connector, der Microsoft Office 365-, Google G-Suite-, Salesforce- und Microsoft Dynamics-Daten in einem EU-Rechenzentrum mit fortschrittlicher Synchronisationstechnologie sichert, welches EU-DSGVO-konform ist.

Es wird keine Hardware vor Ort benötigt und die Einrichtung dauert nur fünf Minuten, um durch einen modernen Backup-Dienst geschützt zu sein. Auch die Wiederherstellung ist sehr einfach: Die Mitarbeiter können über mehrere Backup-Snapshots und Vorschau-Daten suchen, um sicherzustellen, dass die wiederherzustellenden Daten die richtigen Daten sind. Die relevanten Daten können vor Ort, als Links oder als Archiv angezeigt sein, so dass der Benutzer die benötigten Daten zur Wiederherstellung auswählen kann. Den Usern können auch hier Rechte zugewiesen werden und alle Vorgänge werden in manipulationssicheren Protokollen gespeichert.

Datensicherung – Backup und Restore ist also auch für die Umgebung im Home-Office möglich. Allerdings muss auch dafür eine intelligente Strategie entwickelt sein, um im Falle des Falles jederzeit und sehr schnell Unternehmensdaten wiederherstellen zu können.