Ab Version 2509 speichert Microsoft Word neue Dokumente standardmäßig in Onedrive. Der Hersteller wirbt mit höherer Datensicherheit und einfachem Zugriff, doch Kritiker sehen Datenschutzrisiken und fehlende Wahlfreiheit. Besonders heikel: DSGVO-Anforderungen bei sensiblen Daten.

Mit dem jüngsten Update hat Microsoft die Speicherlogik in Word für Windows verändert. Seit Version 2509 (Build 19221.20000) landen neue Dokumente automatisch in der Cloud. Ohne aktives Zutun der Anwenderinnen und Anwender werden Texte auf Onedrive abgelegt – eine Änderung, die Microsoft als praktischen Schutz vor Datenverlust darstellt. Abstürze, Stromausfälle oder unsauberes Beenden von Programmen sollen damit weniger Folgen haben.

Darüber hinaus soll die Cloud-Ablage den Zugriff von verschiedenen Geräten ermöglichen und die Zusammenarbeit in Teams erleichtern. Auch Copilot, Microsofts KI-Assistent, profitiert davon: Er erhält auf Wunsch unmittelbaren Zugriff auf die gespeicherten Inhalte und kann diese auswerten oder für weitere Arbeitsschritte aufbereiten.

Doch die neue Standardeinstellung ruft Kritik hervor, denn Microsoft verschiebt damit die Kontrolle über Speicherorte faktisch in Richtung Cloud – ein Eingriff, der insbesondere in Umgebungen mit sensiblen Daten problematisch sein kann. Nutzerinnen und Nutzer können die Einstellungen zwar nachträglich anpassen, die Cloud-Ablage ist jedoch erst einmal automatisch aktiv. Dies stellt eine Art »Opt-out«-Mechanismus dar, bei dem die Wahlfreiheit nicht von Beginn an gegeben ist.

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Sensible Inhalte nicht automatisch in die Cloud speichern

Besonders kritisch wird es bei sensiblen Inhalten: Personalakten, Patientendaten, Forschungsunterlagen oder vertrauliche Verträge verlassen bei automatischer Speicherung das interne, kontrollierte Umfeld und landen auf Onedrive-Servern. Zwar betreibt Microsoft auch Rechenzentren in Europa, dennoch können Datenübertragungen in die USA erfolgen – ein sogenanntes »unsicheres Drittland« im Sinne der DSGVO.

Seit Juli 2023 gilt das EU-US Data Privacy Framework (DPF), das solche Übermittlungen wieder erlaubt, sofern Unternehmen in den USA entsprechend zertifiziert sind. Microsoft verweist auf diese Zertifizierung. Datenschutzbeauftragte sehen das Konstrukt jedoch kritisch, zumal das DPF seit dem Start der Trump-Administration nur noch auf dem Papier besteht. Unternehmen müssen deshalb prüfen, ob die Speicherung auf Onedrive mit internen Richtlinien und gesetzlichen Vorgaben vereinbar ist. Besonders bei sensiblen Dokumenten drohen rechtliche Probleme, wenn diese ungeprüft in die Cloud wandern.

Wichtig ist daher, die automatische Speicherung bewusst zu konfigurieren. Neben Onedrive lassen sich auch andere Cloud-Dienste, lokale Laufwerke oder Netzwerkspeicher als Standard definieren. Wird ein Dokument erstellt und Word ohne Speichern geschlossen, fragt das Programm künftig explizit nach, ob die Datei in der Cloud erhalten bleiben oder verworfen werden soll.

Nachteile der automatischen Cloud-Speicherung:

• Datenschutz und Compliance: Automatische Ablage sensibler Daten kann gegen interne Richtlinien oder DSGVO-Vorgaben verstoßen.
• Transparenz: Viele Anwender bemerken die Änderung erst, wenn Daten bereits in Onedrive liegen.
• KI-Zugriff: Inhalte stehen auch Microsofts Copilot offen, was datenschutzrechtlich geprüft werden muss.
• Abhängigkeit von Microsoft: Standardkonfigurationen binden Unternehmen stärker an die Microsoft-Infrastruktur.
• Sicherheitsrisiken: Speicherung außerhalb des eigenen Netzwerks schafft zusätzliche Angriffsflächen.

Welche Version ist betroffen?

Ob die automatische Speicherung bereits aktiv ist, lässt sich direkt in Word prüfen:

1. Menü »Datei« öffnen und »Konto« auswählen.
2. Unter »Info zu Word« erscheinen Versions- und Build-Nummer.
3. Ab Version 2509 (Build 19221.20000) ist Onedrive als Standardspeicherort voreingestellt.

Die neuen Voreinstellungen gelten aktuell nur für Word. Für Excel und PowerPoint plant Microsoft die gleiche Änderung im Laufe des Jahres. Unternehmen sollten deshalb frühzeitig entscheiden, ob sie die Cloud-Ablage akzeptieren oder andere Speicherorte erzwingen wollen.