Gastbeitrag von Fiona Hatton, A3 Communications

Fiona Hatton, A3 CommunicationsMessen haben viel mehr zu bieten, als an seinem Stand auf mögliche Interessenten zu warten. Wenn Sie es richtig angehen, können Messen schnell zu einem Hauptbestandteil Ihrer PR-Aktivitäten werden. Sie stellen eine hervorragende Möglichkeit dar, um mit zahlreichen Journalisten, Analysten und Blogger an einem Ort (und auf mehr oder weniger organisierte Weise) zu reden. Aber sie kommen natürlich nicht von selbst zu Ihnen. Gehen Sie niemals davon aus, dass man einfach unvorbereitet auf einer Messe auftaucht, massenweise Pressepakete verteilt, die niemand lesen wird, und es dann dem Zufall überlässt, ob man an dem Tag ein paar neue Briefings mitnimmt.

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Gut vorbereitet auf die Fachmesse

Hinter der Fassade des gelassenen und stets professionellen Auftretens der PR-Profis sind diese sehr wahrscheinlich gerade dabei, gleichzeitig mehrere Events zu organisieren. Dabei wird sichergestellt, dass es auf allen Events einen Ansprechpartner gibt, der entsprechend gebrieft wird, und mit den Zielmedien werden Termine abgestimmt und vereinbart.

In den Monaten davor arbeiten sie mit Marketing und Product Management Teams zusammen, um die besten Zeitpunkte für Ankündigungen zu bestimmen und sich auf eine einheitliche Botschaft zu einigen – das ist besonders wichtig, wenn sie auf mehr als nur einer Messe vertreten sind.

Ein guter PR-Profi versucht, eine Beziehung mit den Veranstaltern aufzubauen. Sie bringen in Erfahrung, welche Journalisten, Blogger und Analysten da sind, um die Pitches auf sie abzustimmen. Sie finden die besten »Spokespeople«, um mit den unterschiedlichen Medienvertretern zu reden, und helfen, das Beste aus der Investition in die Messe zu holen.

Briefings werden akribisch genau geplant. Manchmal finden acht oder neun Briefings an einem Tag statt, sodass alles fehlerlos ablaufen muss. Es werden Zeitpläne aufgestellt, Meetingräume gebucht, Pressepakete gedruckt und Journalisten und Spokespeople sorgfältig gebrieft.

Für PR-Mitarbeiter beginnt ein Messetag schon sehr früh – sie managen kurzfristige Änderungen an Ankündigungen und Briefings, stellen sicher, dass jeder dort ist, wo er sein soll, und dass für jeden Termin Erfrischungen bereitstehen. Während des Tags gehen sie von einem Briefing zum nächsten, erfüllen die Nachfragen nach zusätzlichen Informationen von der Presse und telefonieren wenn nötig auch hinter verspäteten Journalisten her.

Nach den Terminen werden weitere Anfragen abgearbeitet, Artikel gesammelt und Berichte erstellt. Zudem wird die PR-Präsenz auf der Messe ausgewertet. Und innerhalb nur wenigen Wochen ist alles wieder vorbei! Bis zum nächsten Mal. Denn nach der Messe ist vor der Messe….

Ihre Fiona Hatton
A3 Communications