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06.09.2016 (Claudia Hesse)
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3 Produktivitäts-Tipps: Die Kontrolle über den Tag behalten

*** Blog von Claudia Hesse, speicherguide.de ***

Claudia Hesse: »Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Ziele kennen«Claudia Hesse: »Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Ziele kennen«Der Tag ist rum, ich war den ganzen Tag beschäftigt und habe irgendwie trotzdem nix geschafft – oder zumindest nicht die wirklich wichtigen Dinge. Schon mal erlebt? Ich schon. Und das mehr als einmal. Nachdem dieses Phänomen doch jahrelang immer wieder auftauchte, habe ich beschlossen, mal ganz genau hin zu sehen und heraus zu finden, ob das überhaupt zu ändern ist.

Unsere Welt ist ganz schön komplex geworden. Und die Arbeit und Aufgaben – egal ob im Privat- oder Arbeitsleben – stapeln sich in solchen Mengen, die eigentlich gar nicht mehr zu bewältigen sind. Als Resultat rennen Sie oft Deadlines hinterher, spurten von einem Meeting zum anderen, versuchen verzweifelt, endlich diese Information vom Kollegen zu bekommen, die Sie für den Report benötigen, hechten von einer Verpflichtung zur anderen, nur um fest zu stellen, dass Sie den Elternabend des Sohnes verpasst haben.

Stress, Frustration, Demotivation und im schlimmsten Fall Burnout können die Folge sein. »Warum mach ich das überhaupt?« Eine Frage, die sich so mancher stellt, wenn er am Abend erschöpft auf die Couch fällt.

Was aber tun? Job wechseln? Neues Produktivitäts-Tool einsetzen? Könnte beides helfen – aber löst nicht die tiefer sitzenden Ursachen. Diese sind meist in unserem Verhalten zu suchen. Die Versuchung, viele Dinge parallel anzugehen und sich von den »dringenden« Anfragen durch den Tag leiten zu lassen, ist groß.

Diese drei Ansätze sind ein guter Start – probieren Sie’s einfach mal aus:

1. Dringend heißt nicht gleich wichtig – genau hinsehen

Jedenfalls nicht immer. Zugegebenermaßen überschneidet sich das manchmal. Wenn allerdings alles Dringende in Ihrer Agenda wichtig ist, sollten Sie dringend überprüfen, ob Ihre Planung nicht eine Überarbeitung benötigt oder das Wort »Prokrastination« googeln… Aber zurück zur Frage: Was ist wichtig? Die Dinge oder Aufgaben, die Sie näher an die Erreichung Ihrer Ziele bringt. Das kann das Gespräch mit dem Kollegen aus Finance sein, der neu angefangen hat und mit dem Sie in Zukunft eng zusammenarbeiten werden. Oder die Planung einer neuen Kampagne, um ein neues Kundensegment zu erschließen. Aber vielleicht auch das Schwimmen gehen mit Tochter oder Sohn, wenn Ihr Ziel ist ein guter Vater oder eine gute Mutter zu sein.

Eine gute Frage, die Sie jedem stellen können, der mit einer »dringenden« Anforderung an Sie herantritt: »Warum jetzt?«. Oft stellt sich dann heraus, dass die Sache auch morgen oder vielleicht nächste Woche erledigt werden kann. Braucht allerdings ein wenig Mut. Speziell, wenn's der Boss ist.

2. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Ziele kennen

Von was redet die Frau – klar kenne ich meine Ziele! Sind Sie sicher? Warum arbeiten Sie an diesem Report? Oder welchen Beitrag leistet dieses 5-Stunden-Meeting zu Ihrem Ergebnis

Was tragen meine Aktivitäten tatsächlich zu den taktischen oder strategischen Zielen bei, die Sie erreichen möchten? Zu jedem Zeitpunkt in Ihrer Arbeit sollten Sie klar wissen, welche Ziele Sie überhaupt verfolgen. Auf taktischer, aber speziell auch auf strategischer Ebene. Wo will das Unternehmen (oder Ihre Abteilung) denn hin, was ist die Vision? Halten Sie immer mal wieder inne und stimmen Sie Ihre Aktivitäten mit Ihren Zielen ab. Das verhindert, dass Sie sich »vergaloppieren« und vielleicht auch eher das machen, was vielleicht spannender wäre, aber nicht wirklich ans Ziel führt.

3. Checken Sie um Himmels Willen keine E-Mail

Jedenfalls nicht als erstes am Morgen. :-) Neueste Studien besagen, dass über 80 Prozent aller Smartphone-User ihre Mails checken, bevor sie sich die Zähne putzen. Gehören Sie auch zu den E-Mail Checkern vorm Aufstehen? Lassen Sie’s sein. Ihre Mailbox ist eine fantastische Möglichkeit für andere, ihre eigene Agenda zu erledigen. Mit anderen Worten: Die wenigsten Mails sind solche, die Ihnen tatsächlich beim Erfüllen Ihrer Aufgaben helfen, sondern erwarten irgendwelche Antworten oder Reaktionen, damit der Absender seinen Job weitermachen kann.

Machen Sie lieber als erstes einen Kaffee (oder Tee), essen Sie was Gesundes, gehen mit dem Hund laufen und planen Sie Ihren Tag. Erst dann können Sie von mir aus Mails lesen. Die Versuchung, sich dann in was komplett Anderes zu stürzen als der Plan vorsieht, ist deutlich geringer.

Ach ja – und schließen Sie Outlook (oder welches Mail-Programm Sie auch immer verwenden), wenn Sie konzentriert an irgendwas arbeiten. Das akustische Ding jedes E-Mails lenkt gnadenlos ab und final wollen Sie doch was erledigt kriegen. Ist nämlich ein gutes Gefühl. Speziell, wenn es die wichtigen Dinge im Leben sind und die beschränken sich nicht nur auf Ihre Rolle als Arbeitender.

Video: 7 Steps to Increase your Productivity

Noch mehr – und speziell über die eine Unart, die uns viel an Produktivität kostet (aber die wir alle glauben zu beherrschen) – können Sie in diesem Video lernen: 7 Steps to increase your productivity by up to 30%.

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