Ein Brand am Bürostandort kann Abläufe, Arbeitsplätze und Kommunikation wochenlang blockieren. Beim Systemintegrator NCS verursachten Rauch, Ruß und Schadstoffe den größten Schaden. Der IT-Betrieb blieb dennoch stabil, weil systemkritische Anwendungen im externen Rechenzentrum liefen und das Team binnen zwei Stunden auf Ausweich-Arbeitsplätze wechselte. Wir sprachen mit NCS-Geschäftsführer Stefan Schneider über die Folgen des Brandes am Standort und warum das Unternehmen nun sein eigener bester Proof ist.

◼ Im Firmengebäude von NCS hat es gebrannt, was genau ist passiert?

Stefan Schneider, NCSSchneider: Im Bereich der Heizungsanlage kam es zu einem Kurzschluss. Zunächst entwickelte sich ein Schwelbrand mit starker Rauchbildung. Als die Tür geöffnet wurde und Zugluft entstand, ist daraus ein Feuer geworden. Die wesentlichen Schäden in den Räumlichkeiten wurden jedoch nicht durch das Feuer verursacht, sondern durch Rauch, Ruß und den daraus entstandenen Schadstoffen.

Im Grunde hatten wir Glück, weil das Feuer sehr früh am Morgen ausgebrochen und entdeckt wurde. Es war erst ein Mitarbeiter im Haus, der mich wegen eines Alarmsignals informiert hat und auf meine Anweisung zum Heizungskeller gegangen ist. Der Kollege hat sich direkt in Sicherheit gebracht und dafür gesorgt, dass niemand mehr das Gebäude betritt. Ich habe währenddessen die Feuerwehr alarmiert.

◼ Wie sah das Schadenbild nach dem Einsatz aus?

Schneider: Wir mussten das komplette Gebäude im Grunde auf »Null drehen«. Böden, Einrichtung, es musste alles raus. Ruß ist giftig und kann über Zeit offenbar auch Materialien wie Kupferleitungen angreifen. Wir haben alle Möbel entsorgt und beispielsweise rund 60 Monitore und praktisch die komplette Inneneinrichtung. Es ist so gut wie nichts übrig geblieben.

Wir gehen inzwischen von einer Schadenssumme von über einer Million Euro aus. Das zeigt auch, dass ein solcher Vorfall nicht nur ein »Büroproblem« ist, sondern schnell eine existenzielle Dimension bekommen kann.

◼ Das Büroproblem konntet Ihr aber sehr schnell lösen.

Schneider: Der Brand wurde gegen 7:00 Uhr morgens festgestellt. Ab da ging es um zwei Dinge. Erstens Sicherheit und Abstimmung mit Einsatzkräften. Zweitens so schnell wie möglich Arbeitsfähigkeit herstellen. Bereits um 9:00 Uhr konnten wir bei einem benachbarten Unternehmen Büroräume anmieten. Zufällig waren dort Räume frei. Das war ein echter Glücksfall.

◼ Wie konnten Eure Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so schnell weiterarbeiten?

Schneider: Weil fast alle mit Notebooks arbeiten und die meisten ihre Geräte ohnehin dabeihatten. Dadurch konnten viele sofort im Ausweichbüro oder aus dem Home-Office weiterarbeiten. Das war sehr effektiv.

◼ Das heißt es gab keinen IT-Ausfall oder Beeinträchtigungen für Mitarbeitende, wie auch für Kunden?

Schneider: Einen spürbaren IT-Ausfall gab es nicht. Kunden und Lieferanten haben im Normalbetrieb praktisch nichts bemerkt. Der Grund ist, dass alle systemkritischen Anwendungen im Colocation-Rechenzentrum LEW Green Data Center in Augsburg laufen. Damit waren wir nicht vom Bürogebäude abhängig und konnten einfach weiterarbeiten.

Damit sind wir unfreiwillig zum eigenen Praxistest geworden. Die Architektur-Entscheidung für ausgelagerte, systemkritische Anwendungen hat sich im realen Vorfall bewährt – nicht auf dem Papier, sondern unter Zeitdruck und mit gesperrtem Gebäude.

◼ Was ist aus Eurer Sicht die wichtigste Lehre aus dem Vorfall?

Schneider: Der Vorfall hat gezeigt, dass ein Backup-Konzept allein nicht genügt. Entscheidend ist, dass Systeme, Daten und Arbeitsplätze so voneinander entkoppelt sind, dass der Betrieb auch ohne Gebäude weiterlaufen kann.

Und ja, es war am Ende auch Glück dabei, etwa weil wir so schnell Ausweichräume gefunden haben. Auch unserem Versicherungsvertreter muss ich ein Kompliment machen, der kam direkt vorbei und hat die Schadensregulierung übernommen. Wie sich herausstellte waren wir sehr gut beraten, bis hin zu einer Neuwertversicherung. Beispielsweise war auch eine Kundenpalette mit Servern voll versichert. Was sich als sehr wichtig erwiesen hat, wir hatten alles dokumentiert und belegbar. Diese Vorarbeit entscheidet im Ernstfall mit darüber, wie schnell man wieder handlungsfähig wird.

Was uns hier ebenfalls rettete, war eine absolut saubere Anlagenbuchhaltung. Wir konnten auf Knopfdruck unseren Bestand und die zugehörigen Werte abrufen. Das läuft bei uns über DATEV und ist ebenfalls nicht an die lokale IT gebunden. Diese Transparenz hilft enorm, um Schäden sauber zu beziffern und später auch geltend zu machen. Die Dokumentation wird gerne unterschätzt, im Ernstfall ist sie überlebenswichtig.

◼ Welche Empfehlungen leitet Ihr daraus für mittelständische Unternehmen ab?

Schneider: Ich empfehle, einmal im Jahr eine Katastrophenübung durchzuspielen. Außerdem sollte immer eine aktuelle Datensicherung außerhalb der Geschäftsräume gelagert werden. Und ein Notfallplan ist nur dann brauchbar, wenn er auch im Notfall zugreifbar ist, inklusive Zuständigkeiten, Passwörtern und der Frage, wer was wann entscheidet.

◼ Was ist der aktuelle Stand, und wie geht es weiter?

Schneider: Der Plan war zum 1. Mai wieder einzuziehen und wir waren bereits einige Tage vorher fertig. Das war ambitioniert, aber das ganze Team hat mit angepackt.

Inhaltlich würden wir gar nicht sagen, dass wir jetzt alles umwerfen müssen. Durch die Auslagerung haben wir in diesem Punkt vieles richtig gemacht. Wichtig ist, konsequent weiterzumachen, Dokumentation aktuell zu halten und die Notfallplanung regelmäßig zu prüfen.