Die gesetzliche Grundlage ist eindeutig und bereits vor einigen Jahren geschaffen worden. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) gelten bereits seit dem 1. Januar 2002. In diesen schreibt das Bundesministerium für Finanzen Unternehmen verpflichtend vor, sämtliche steuerrelevanten Daten maschinell auswertbar zur Verfügung stellen zu können. Hierzu gehören auch steuerrelevante E-Mails. Mit Beginn des Jahres 2007 wurden die Regeln nochmals verschärft und E-Mails mit anderen Geschäftsbriefen gleichgestellt. Unternehmen sind somit zu einer lückenlosen Datenvorhaltung und Speicherung von E-Mails samt deren Anhängen verpflichtet. Und sie müssen zudem auch noch schnell recherchierbar sein.
Seit Juli 2008 gilt überdies die so genannte Euro-SOX – angelehnt an den »Sarbanes-Oxley Act« (SOX). Im Februar 2008 wurde »MoReq2« veröffentlicht, eine Spezifikation für elektronisches Dokumenten- und Records-Management. Diese und eine Vielzahl weiterer Einzelregelungen verpflichten Verantwortliche, ein wirksames Risikosystem einzuführen, die Funktionsweise der IT nachvollziehbar zu dokumentieren und für eine angemessene Archivierung digitaler Dokumente zu sorgen.
Das Problem: Angesichts sehr vieler unterschiedlicher Vorschriften können Verantwortliche nicht beurteilen, welche Maßnahmen notwendig und wirtschaftlich angemessen sind. E-Mail-Archivierung ist zumindest schon mal eine Minimal-Lösung, da das Gros aller Unternehmensdokumente (Angebote, Preislisten, Präsentationen, Absprachen, Rechnungen) irgendwann einmal per E-Mail versendet wurde.
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