Mit der Software »Digital Archive« beschleunigt Atempo die Arbeit mit und Pflege von elektronischen Unternehmensarchiven. Das Tool eliminiert Duplikate und spart dadurch Speicherplatz und erlaubt Anwendern selbst Dateien nach Firmenrichtlinien zu archivieren bzw. wiederherzustellen. Zudem ist die IT-Abteilung flexibel in der Wahl der Datenträger.

Von Matthias Hintenaus, Atempo

»Weniger ist mehr« lautet das Motto fast aller IT-Abteilungen. Davon unbeeindruckt entwickelt sich der Speicherplatzbedarf unaufhaltsam weiter, was die Unternehmen selbst in Krisenzeiten zu einem beispiellosen Kauf von Storage-Systemen veranlasste. Zwei Faktoren haben diese Entwicklung beeinflusst: Die Preise aller Arten von Speicher sind drastisch gesunken. Diese Entwicklung macht es einfach, Schritt für Schritt immer mehr Speicher im Server-Raum anzuhäufen, ohne an die langfristigen Folgen für das Speichermanagement zu denken. Gleichzeitig generieren und nutzen die Anwender immer größere Dateien. Die Konsequenzen:

• Die Kosten für zusätzlichen Bedarf an Speicherplatz übersteigen bei Weitem die Kosteneinsparungen durch den Preisverfall bei Speichern. Die Ausgaben für die Storage-Struktur gehen deshalb weiter bergauf.

• Zunehmender Speicherplatzbedarf macht Vorhersagen zur Herausforderung: Die Kapazitäten sind in der Regel schneller ausgelastet als prognostiziert.

• Oft reichen die Nächte für das Backup nicht mehr aus, was die Netzwerk-Performance während der Arbeitszeit beeinträchtigt oder unvollständige Datensicherungen nach sich zieht.

• Je länger der Backup-Lauf, desto länger dauert auch die Wiederherstellung der Daten. Das erhöht die Ausfallzeit und verursacht zeitweise Produktivitätsstillstand.

• Umso größer die Festplatte, desto langwieriger gestaltet sich die Suche nach bestimmten Dateien.

• Speicherwildwuchs verschwendet Kosten und Energie. Zu jedem Watt für den Betrieb des Speichersystems gesellt sich ein weiteres Watt für die Kühlung.

Archivierung entlastet den Primärspeicher

Archivierung – intelligent eingesetzt – trägt zur Entlastung des Primärspeichers bei. Doch welche Faktoren sollte man beachten?

1. Schritt: Automatisch archivieren

Archivierungsregeln und automatische Archivierungsprozesse tragen zur Effizienz bei. Administratoren können vorab anhand von Parametern wie dem letzten Zugriff, dem Alter der Datei oder dem Datentyp festlegen, zu welchem Zeitpunkt die Daten archiviert werden sollen – und sogar unterschiedliche Kriterien für verschiedene Unternehmensbereiche ansetzen. Um die Daten schnell auffindbar zu machen, ersetzt Atempo »Digital Archive« die Originale auf dem Primärspeicher durch so genannte Stubs auf dem Fileserver, dem Client-Computer oder dem proprietären NAS-Device, welche mit einem Link zum Archivspeicherplatz versehen sind. Ein Doppelklick im Datei-Browser genügt, um die Datei wiederherzustellen. Die Automatismen lassen sich dabei einfach an sich ändernde unternehmensspezifische und technische Voraussetzungen anpassen.

2. Schritt: Anwender an die Macht

Der Urheber weiß am besten, welche Dateien nicht mehr verändert werden und deshalb ins Archiv gehören. Dafür müssen die Nutzer jedoch Inhalte selbst archivieren und wiederherstellen können. Die beste Voraussetzung ist eine Software wie Atempo Digital Archive mit einer Benutzeroberfläche, bei der die Anwender mithilfe eines Browsers Dateien per Drag-and-Drop in private oder öffentliche Archivordner verschieben können. Über dieselbe Oberfläche können sie die Dateien durch umfassende Suchfunktionen wiederfinden sowie Unterordner anlegen und umbenennen. Dabei werden dem Anwender sowohl die eigene Datei- als auch die Archivstruktur angezeigt. Um Unternehmensrichtlinien für Zugriffsrechte Rechnung zu tragen, sollten vorhandene LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) oder Active-Directorys in das Archivsystem integriert werden.

3. Schritt: Duplikate eliminieren

Eine einzige Präsentation mit zehn MByte kann in einem globalen Unternehmen in zehn-, hundert- oder tausendfacher Ausführung vorhanden sein, falls sie jeder Mitarbeiter einzeln speichert. Dieses Beispiel zeigt die Ausmaße, die Duplikate auf dem Primärspeicher annehmen können. Archivierungslösungen wie Digital Archive können mit Algorithmen doppelte Inhalte im Archiv erkennen und mit einem Pointer zur Originalversion ersetzen – so genanntes Single-Instance-Storage. Darüber hinaus lässt sich jedes Exemplar über seine Metadaten wie dem Autor, der primären Ablagestelle der Datei oder dem Erstellungsdatum suchen und wiederherstellen.

4. Schritt: Archivierte Dateien leicht wiederfinden

Für einen schnellen Datenzugriff sollten die Anwender in der Lage sein, die archivierten Daten auch ohne Kenntnis über ihren originären Ablageort wiederherzustellen. Das wird bei der Digital-Archive-Software durch umfassende Suchfunktionen möglich, die neben den Standardeigenschaften wie Dateiname oder Erstellungsdatum auch den Inhalt mit einbezieht. Darüber hinaus gibt das Atempo-Tool Anwendern die Möglichkeit, Metadaten-Tags für die Suche nach ganzen Dokumentgruppen zu vergeben, zum Beispiel »Rechnungen 2011« oder »Angebote 2011«.

5. Schritt: Flexible Wahl des Speichermediums

Die Wahl des Speichermediums beeinflusst die Leistungsfähigkeit und Kosten des Archivs. Administratoren sollten deshalb unbedingt darauf achten, dass die Archivierungs-Software ihnen im Hinblick auf den Speichertyp freie Hand lässt.

• Tape ist für viele Unternehmen die erste Wahl: Das Angebot an Bandmedien ist groß, sie sind kostengünstig und verfügen über hohe Kapazitäten. Diese zeichnen sich zwar durch eine Latenz beim Schreiben aus, doch sie liefern eine hohe Performance vor allem bei großen Dateien.

• Disk-Speicher eigenen sich vor allem als Archivmedium für Applikationen, die keine Latenz erlauben. MAID-Systeme (Massive Arrays of Idle Discs) sind eine leistungsfähige und energiesparendere Variante zu traditionellen Disk-Arrays, da Laufwerke sich nur dann drehen, wenn auf die darauf abgelegten Daten zugegriffen wird.

• CAS (Content-Addressed-Storage) speichert Informationen nicht über ihren Ablageort, sondern über ihren Inhalt. CAS verfügt über eine strikte Datenzugriffs- und Änderungskontrolle - ideal für Unternehmen in regulierten Industrien.

• Cloud-Storage liefert unbegrenzte Skalierbarkeit ohne Hardware-Investitionen und Administrations-Aufwand. Bezahlt wird nur, was man wirklich braucht. Außerdem können die anfallenden Kosten durch das Pay-per-Use-Modell gegebenenfalls weiterberechnet oder einer bestimmten Abteilung zugeordnet werden. Atempo Digital Archive ist derzeit die einzige Archivierungs-Software, die Cloud-Storage unterstützt.

Darüber hinaus sollte die Archivierungs-Software eine Reihe von Hardware-Plattformen und Betriebssystemen unterstützen – Windows, Mac, Linux und Unix sind Pflicht. Mit Digital Archive ist es sogar möglich, verschiedene Dateien innerhalb derselben Umgebung auf unterschiedlichen Speichermedien abzulegen, beispielsweise Videos auf Band und Geschäftsdokumente auf CAS.

Durch intelligente Archivierung reduzieren Unternehmen nicht nur die Kosten für Hard- und Software, sondern sparen auch Energie. Kürzere Backup-Läufe sorgen dafür, dass wirklich alle Daten zuverlässig gesichert werden. Außerdem führt das schnelle Finden und Wiederherstellen von Daten zu geringeren Ausfallzeiten und minimiert Produktivitätseinbußen. Archivierung wird damit zur Antwort auf den Anstieg von Kosten, Komplexität und Risiko, der mit erhöhtem Bedarf an Primärspeicher einhergeht.