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GDPdU

»Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen« (GDPdU) sind eine Ergänzung zur gesetzlichen Neuregelung der Abgabenordnung (AO) und stellen die Sicht und Interpretation der Finanzverwaltung dar. Gegenüber den nachgeordneten Dienststellen – also der Prüfbehörde Ihres Unternehmens – haben die GDPdU Verbindlichkeitscharakter. Durch die im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes festgelegten Änderungen der Abgabenordnung (AO) in den §§ 146, 147, 200 vom 23.10.2000 hat die Finanzverwaltung seit dem 01.01.2002 umfangreiche Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungs-Systeme von Unternehmen. Dieses Zugriffsrecht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße und bezieht sich auf Betriebsprüfungen, Umsatzsteuer-Sonderprüfungen und Lohnsteuer- Außenprüfungen. Die GDPdU sehen drei Formen des Zugriffs auf steuerrelevante Unternehmensdaten vor, die einzeln oder kombiniert eingesetzt werden können: Z1: Den unmittelbaren Zugriff im Sinne eines »Nur-Lese-Zugriffs« unter Nutzung der vom Steuerpflichtigen zur Verfügung gestellten Soft- und Hardware. Z2: Den mittelbaren Zugriff, bei dem der Steuerpflichtige zur technischen Unterstützung einbezogen wird. Z3: Die Datenträgerüberlassung, bei der der Steuerpflichtige maschinell auswertbare Datenträger zur Verfügung stellt. Ab dem 01.01.2002 hat die Finanzverwaltung grundsätzlich das Recht auf steuerrelevante Daten – auch vorangegangener Wirtschaftsjahre – zuzugreifen. Bereits archivierte Daten sind auf Verlangen des Prüfers während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für den unmittelbaren (Z1) und mittelbaren Datenzugriff (Z2) in das DV-System einzuspielen. Abweichungen sind nur in Ausnahmefällen (z.B. bei unverhältnismäßig hohem Aufwand für das Unternehmen) erlaubt. Die betroffenen Datenbestände sind zunächst steuerrelevante Daten aus Finanz-, Anlagebuchhaltung und Lohnabrechnung aus dem ERP-System der Unternehmen. Sofern Unterlagen nicht zur Weiterverarbeitung in einer DV-gestützten Buchführung geeignet sind, besteht keine Verpflichtung zur Archivierung in maschinell auswertbarer Form. Dies betrifft z.B. Daten aus Textverarbeitungsprogrammen, da der Computer hier lediglich als »Speicherschreibmaschine« dient. Dasselbe gilt für nicht maschinell auswertbare, steuerrelevante E-Mails. Diese Informationen muss der Steuerpflichtige zeitnah zur Verfügung stellen. Das BMF (Bundesministerium der Finanzen) hat alle 14.000 Betriebsprüfer mit der Prüfungssoftware »IDEA« von Audicon ausgestattet. Die ersten digitalen Außenprüfungen laufen. Die Finanzverwaltung wird ihre Prüfungsrechte ausschöpfen. Die neue Prüfsoftware erlaubt innerhalb kürzester Zeit große Datenmengen zu analysieren, teils automatisiert mit Hilfe von Prüfmakros.

Glossar - G