IT Kostenmanagement: Nachhaltiger Erfolg

Die Krise trifft die Realwirtschaft der Unternehmen, wie kann die Informationstechnologie damit umgehen?

Dass die Finanzkrise früher oder später auch auf die Realwirtschaft durchschlagen wird, ist seit Monaten befürchtet worden. Nun trifft sie industrieübergreifend und mit voller Wucht aufUnternehmen aller Branchen und zwingt IT-Fachbereiche zum Handeln. Die resultierende Forderung an den CIO und die IT Fachbereiche lautet daher oft: „Die IT-Kostenmüssen reduziert werden. Wie und wo, das müssen Sie schon selbst wissen.“

Implizit stehen dabei die Rahmenbedingungen im Raum, das Business, die Geschäftsprozessunterstützung sowie die Kundenzufriedenheit dabei aber nicht negativ zu beeinträchtigen.

Unter diesen Prämissen lautet daher die ungleich schwierigere Frage: „Wie können IT-Kosten gesenkt werden, ohne die Leistungsfähigkeit der IT zu stark einzuschränken und dadurch die Flexibilität bei wieder anziehender Nachfrage zu zerstören?“

Das Stichwort hierbei lautet „Sustainability“ beziehungsweise „Nachhaltigkeit“ im Kosten-Management. Beim klassischen Kosten- Management wird meist ausschließlich eine radikale Kostenreduktion ohne Adressierung der langfristigen Wirkungszusammenhänge vollzogen. Zudem werden häufig Kostensenkungsmaßnahmen vorwiegend auf Basis von Ersteinschätzungen anstelle von fundierten Kostenanalysen und deren Auswirkungen durchgeführt. Doch der kurzfristig günstigere und in vielen Fällen einfachere Weg stellt sich oft als langfristig schlechtere Wahl mit unkalkulierbaren Folgen heraus. Dem setzt das „nachhaltige IT Kosten-Management“ eine umfassende Vorgehensweise zur nachhaltig erfolgreichen Kostensenkung entgegen.

Die aktuelle IT-Trends Studie 2009, die von Capgemini durchgeführt wurde und Umfrageergebnisse von 96 Entscheidungsträgern deutscher Unternehmen sowie Führungskräften aus Österreich und der Schweiz berücksichtigt, verdeutlicht die derzeit vorherrschende Unsicherheit in IT-Fachbereichen.

Zum Zeitpunkt der Durchführung der Studie sahen 49 Prozent der Befragten keine direkten Auswirkungen der Finanzkrise auf das IT- Budget, wohingegen bereits 40 Prozent der Befragten 2009 prognostizierten. Der überwiegende Teil dieser Unternehmen sieht Einschnitte im Budget voraus (96 Prozent), lediglich ca. 4 Prozent rechnen mit einer Erhöhung des IT-Budgets.

Angesichts täglich zunehmender Negativmeldungen in denMedien und der Fachpresse ist ein weiterer Anstieg der Einschnitte in IT-Budgets für die kommenden Monate zu erwarten.

Den IT-Leitern wird angesichts dieser Ergebnisse empfohlen, sich eigeninitiiert mit dem Thema Kürzungen im IT-Budget auseinanderzusetzen, bevor geforderte Schnellschuss-Maßnahmen zu kontraproduktiven Ergebnissen führen. Dadurch lassen sich die Auswirkungen auf die IT, das Fachpersonal sowie das gesamte Unternehmen imgemeinsamen Dialog mit den Fachbereichen durch Prüfung geeigneter Maßnahmen aktiv mitgestalten.

Nachhaltige Stellhebel gestalten

Wie können sich die IT-Fachbereiche auf die Auswirkungen der Krise vorbereiten? IT-Investitionen imlaufenden Kalenderjahr werden in den meisten Fällen einer stärkeren Sinn- und Dringlichkeitsprüfung unterzogen werden. Drastische Kürzungen im gesamten IT-Budget sind je nach Branche ebenfalls möglich.

IT-Fachbereichen wird daher empfohlen, nicht den Fokus auf reine IT-Budgetkürzungen zu legen, sondern vielmehr nachhaltige Stellhebel zur Kostensenkung aktiv mitzugestalten. Die IT allein kann nicht als Selbstzweck betrachtet werden, sondern muss immer mit den jeweiligen Geschäftsbereichen auf Business Seite in Verbindung gesetzt werden. Die Sensibilisierung der Geschäftsbereiche sollte bereits frühzeitig durch Diskussionen über Optimierungsmöglichkeiten und gegebenenfalls Einsparpotenziale aus der IT heraus initiiert werden.

Ein Blick auf die (vereinfachten) finanziellen Komponenten des Unternehmensumsatzes zeigt, dass die optimalen Hebel zur Reaktion auf dieWirtschaftslage nicht nur alleine beim IT-Budget liegen (siehe Bild 2).

Profitabilität erhöhen

Umdie Profitabilität des Unternehmens nachhaltig zu erhöhen, können generell drei Stellhebel zur IT-Optimierung genutzt werden:

• Steigerung des Umsatzes: Nutzung der IT, um das Unternehmen zum Beispiel durch erhöhte Kundenzufriedenheit  oder schnellere Lieferung am Markt zu differenzieren und die Nachfrage zu erhöhen.
• Reduktion der Unternehmenskosten: Effizienz und Effektivität der Geschäftsprozesse erhöhen, etwa durch Prozessharmonisierung und besseren Unterstützungsgrad der IT.
• Erhöhung der Effizienz der IT: Einsparungen im IT-Budget, zumBeispiel durch Harmonisierung und Standardisierung der Infrastruktur und der Applikationsumgebung sowie Reduktion von Ineffizienzen imProjektportfolio.

Durch die Kombination dieser drei HebelmitHilfe der IT kann das Ziel der langfristigen und nachhaltigen Erhöhung der Profitabilität des Unternehmens erreicht werden.

In der Praxis bedeutet dies, dass der CIO die Aufgabe wahrnehmen sollte, mit den Geschäftsbereichen und gegebenenfalls dem CFO diese ganzheitliche Betrachtung von Optimierungsmöglichkeiten einzunehmen, bevor Entscheidungen über konkrete Einsparmaßnahmen getroffen werden.

Framework für nachhaltiges IT Kosten-Management

Diese Rahmenbedingungen umfassend hat Capgemini Consulting einen strategischen Ansatz entwickelt, der nicht nur kurzfristige Kosteneinsparungen in der IT ermöglicht, sondern gleichzeitig auch den langfristigen Nutzen für das Unternehmen im Auge behält. Dabei werden die drei Dimensionen „IT Agilität“, „IT Effizienz“ und „IT Effektivität“ in den Fokus der Analyse gestellt und gleichzeitig in Richtung der Nachhaltigkeit der Maßnahmen optimiert:

• IT Agilität: Anpassungsfähigkeit der IT auf veränderte Anforderungen an Unternehmen – hierzu kann auch der Aufbau von „Shared Service Centern“ oder die flexible Nutzung von Dienstleistern gehören.
• IT Effizienz: Aufwände und Kosten zur Erbringung der IT-Leistungen – Klassischer Ansatzpunkt für Cost Cutting Aktivitäten.
• IT Effektivität: Optimale Unterstützung der Geschäftsbereiche durch IT – Ausrichtung der IT als Dienstleister sowie Bereitstellung von IT Services (im weiteren Sinne).

Reine auf IT Effizienz und absolute Kostenhöhe abzielende Maßnahmen lassen häufig die längerfristigen Folgen außer Acht: Teilweise drastische Einbrüche bei der Effektivität der Arbeit in den Geschäftsbereichen oder mittelfristig wiederkehrende Kosten auf deutlich höherem Niveau können die Folge sein.

Nutzen/Kosten Verhältnis

Ein klassisches Beispiel für nur kurzzeitig wirkende Einsparungsmaßnahmen ist der IT-Personalabbau ohne die entsprechende Berücksichtigung der Konsequenzen auf das intern vorhandene Prozess- und IT-Wissen. Oft müssen Teile dieser Aufgaben bereits nach kurzer Zeit durch teurere externe Dienstleister erbracht werden, die in der Regel aber die Spezifika des Unternehmens nicht ausreichend kennen.

Der Ansatz des „nachhaltigen IT Kosten-Managements“ kann am einfachsten anhand Bild 4 verdeutlicht werden, die das Nutzen/Kosten Verhältnis von Maßnahmen als Messgröße nutzt: Traditionelle IT Cost Cutting Maßnahmen zeigen in der Regel großes kurzfristiges Nutzenpotenzial, das entsprechend der verwendeten Finanzkennzahl die Kosten derMaßnahme rechtfertigt. Oft sind die Ergebnisse aber so beschaffen, dass in der langfristigen Betrachtung die (Folge-) Kostensumme denNutzen übersteigt (Nutzen/Kosten Verhältnis unter 1).

Langfristig wirkendeMaßnahmen

Nachhaltiges IT Kosten-Management zielt dagegen auf Maßnahmen ab, die sowohl kurz- als auch langfristig mehr Nutzen als Kosten generieren, das heißt ein Nutzen/Kosten Verhältnis größer als 1 ausweisen. Das dargestellte Framework für nachhaltiges IT Kosten-Management berücksichtigt bei der Auswahl von Einsparungsmaßnahmen insbesondere folgende Aspekte:

• Beitrag und Auswirkung der IT-Nutzung auf die strategischen Geschäftsziele – optimal unterstützt durch eine enge Zusammenarbeit zwischen IT und Geschäftsbereichen sowie Schaffung des notwendigen Verständnisses auf der IT-Seite (Demand Management).
• Gesamtheitliche Sicht auf die IT-Kosten – auch unter Berücksichtigung längerfristiger Faktoren und Bedürfnisse.

Auszugsweise sind im Folgenden zwei Beispiele für Maßnahmen hinsichtlich nachhaltigem IT Kosten-Management dargestellt:

1. Optimierung des IT-Projektportfolio-Managements sowie des Anforderungsmanagements an die IT (Demand Management)
Ineffizienzen im IT-Projektportfolio, geänderte Rahmenbedingungen der Projektorganisation, Zeitverzug bei der Realisierung sowie Einschnitte im IT-Budget aufgrund von Kostenreduktion sind in der Portfolio-übergreifenden Programmplanung häufig vorzufinden. Diese Spannungsfelder werden zusätzlich durch ein unscharfes Anforderungsmanagement an der Schnittstelle zwischen Business („Demand“) und IT-Fachbereichen („Supply“) intensiviert. Durch gezielteMaßnahmen des nachhaltigen IT Kosten-Managements kann das IT Projektportfolio dahingehend optimiert werden, dass Kostentransparenz und Kostensensibilität sowie Fokussierung strategischer Projekte und Initiativen bei gleichzeitiger Prüfung der längerfristigen Auswirkungen im Vordergrund stehen.

Wertorientierte Investitionen sind entsprechend Investitionen, die im IT-Projektportfolio direkt zur Strategieumsetzung (Ausrichtung „Demand“ auf „Supply“) beitragen und sich positiv auf eine langfristige Kostenentwicklung auswirken (siehe Bild 5)

2. Optimierung des Partner-Managements
Insbesondere imRahmen von anstehenden Kostensenkungsmaßnahmen ist eine sorgfältige Prüfung des Partner-Managements hinsichtlich Leistungsgrad, Prozesseffizienz,Qualität und Kosten notwendig. Dabei gilt es, den Leistungskatalog des bestehenden Partner- Portfolios mit der dazugehörigen Kostenstruktur sorgfältig auf geänderte Anforderungen sowie mögliche Kostensenkungspotenziale zu prüfen. Die Ableitung aktueller Anforderungen im Partner-Management auf Basis der Geschäfts- und IT-Strategie ist unumgänglich. Dies erlaubt beispielsweise die Reduktion der unternehmensinternen Wertschöpfungstiefe der IT im Bereich nicht-strategischer Dienste (zum Beispiel IT-Infrastruktur und IT-Service-Management, Einsatz von Virtualisierung und Open Source Applikationen, etc.).

Die Neuausrichtung des Leistungskatalogs im Partner-Management unter Berücksichtigung neuer und geänderter Services zur Variabilisierung bisheriger Fixkosten im IT-Bereich ist weiterhin erstrebenswert. Hierunter fallen beispielsweise auch

• die Erhöhung des Anteils von externem Application Hosting.
• die Nutzung von Cloud Computing Services oder
• der Einsatz von flexiblen Softwareangeboten beispielsweise als Software as a Service (SaaS).

Die Nachhaltigkeit der Maßnahmen im Partner-Management wird hier durch den in Bild 6 dargestellten Regelkreis sichergestellt, der die Selektion der geeigneten Partner regelmäßig überprüft und ggf. neu initiiert, wodurch die optimale Anpassung an die jeweiligen Bedürfnissen sichergestellt wird.

FlankierendeMaßnahmen

Wie eingangs betont, ist die frühzeitige Durchführung der skizzierten Ansätze in Abstimmung mit den einzelnen Geschäftsbereichen sicherzustellen, um die Potenziale des nachhaltigen IT Kosten-Managements tatsächlich zu realisieren. Dies kann – wenn nicht bereits etabliert – auch als Einstieg in eine langfristig engere Zusammenarbeit mit den Fachbereichen und einen Ausbau der Demand Management Aufgaben der IT genutzt werden, wodurch auch die Position und Wahrnehmung der IT im Unternehmen aufgewertet werden kann.

Nur durch eine auf Nachhaltigkeit hin optimierte IT können die in Krisenzeiten notwendigen Kosteneinsparungen auch in einer eintretenden Phase der wirtschaftlichen Erholung zu Effizienz und Wettbewerbsvorteilen führen (Langzeitperspektive). Die stete Verbindlichkeit zu den abgestimmten Kostensenkungsmaßnahmen auf allen Ebenen der Organisation muss dabei konsequent umgesetzt und eingehalten werden. Dies bedingt für alle Maßnahmen und Stellhebel des nachhaltigen IT Kosten-Managements geeignete Controlling- und Reporting-Prozesse zu implementieren, die in der IT-Governance institutionalisiert werden müssen. Auch der Ausbau des Risiko-Managements trägt dazu bei, die Einhaltung der strategischen Zielwerte und Return-on-Investments sicherzustellen.

Das Framework zumnachhaltigen IT Kosten-Management bietet somit neben der notwendigen Realisierung von Einsparungen auch die Chance, jetzt die Weichen für einen längerfristigen Erfolg der IT und damit des gesamten Unternehmen zu stellen.
Tim Ulrich, Roland Bauer

www.de.capgemini.com

Diesen Artikel finden Sie auch in der Ausgabe 4-2009 des it management.