Der Markt für automatische Datenklassifizierungslösungen wird heißer. Nachdem sich bislang vor allem eher mittelständische Softwarehäuser dieser Thematik angenommen haben, betritt nun mit OpenText ein Branchenschwergewicht diesen Markt. »OpenText Auto-Classification« nennt sich die Lösung, die laut Opentext-Marketing »eine neue Ära im Records-Management einläutet«.

Die Lösung ermögliche eine automatische Klassifizierung von Inhalten mit eingebauter Transparenz und Rechtssicherheit. Dadurch können Unternehmen die Aufbewahrung sowie Löschung großer Mengen an Inhalten – Office-Dokumente, Social-Media-Beiträge, E-Mails etc. – effizient managen und gleichzeitig Rechtsrisiken sowie Bereitstellungskosten von Content senken.

»Diese Lösung ändert das Records-Management fundamental«

»Wenn wir mit unseren Kunden über Technologien zur Auto-Klassifizierung sprechen, kommt sofort die Frage, wie sich die Klassifizierung konsistent auf sämtliche Inhalte anwenden und diese Anwendung nachweisen lässt. Auto-Classification wurde von Grund auf dafür konzipiert, diese Frage zu beantworten«, sagt James Latham, Chief Marketing Officer bei Opentext. »Wir können jetzt die branchenweit erste maschinengestützte Klassifizierung mit eingebauter Entnahme und Analyse statistischer Stichproben sowie Qualitätssicherung anbieten. Dadurch ist sichergestellt, dass die Auto-Klassifizierung sowohl transparent als auch rechtssicher ist. Diese Lösung ändert das Records-Management fundamental.«

Denn bislang müssen Fachbereichs- und Records-Manager Klassifizierung, Gebrauch, Aufbewahrung, Schutz, Wiederbeschaffung und letztlich Löschung von aufbewahrungspflichtigen Geschäftsbelegen (»business records«) überwachen und kontrollieren. Zunehmend aber stehen sie in der Pflicht, auch riesige Mengen an durchlaufenden Informationen oder an E-Mails und Social-Media-Beiträgen von geringem Geschäftswert wegen der damit verbundenen Kosten und potenziellen rechtlichen Risiken zu verwalten.

Bislang sollten Endanwender selbst die Klassifizierung vornehmen

Content-Klassifizierung wird daher immer mehr entscheidend, damit ein Unternehmen weiß, welcher Inhalt aufbewahrt werden muss und was gelöscht werden kann. Doch genau daran scheiterten bislang viele Records-Management-Projekte oder wurden erst gar nicht in Angriff genommen, wenn der damit verbundene Aufwand, insbesondere bei manueller Klassifizierung, sich als zu groß erwies. Und in den tatsächlich umgesetzten Records-Management-Implementierungen herrschte überwiegend die Praxis vor, dass die Endanwender selbst die Klassifizierung der Inhalte übernehmen sollten.

»OpenText Content Analytics« ist Basis der neuen Datenklassifizierungslösung

Die neue Opentext-Anwendung nutzt die Engine von »OpenText Content Analytics«, die jedes einzelne Dokument, jede E-Mail und jeden einzelnen Social-Media-Eintrag überprüft und die Inhalte entsprechend den Vorgaben des jeweiligen Unternehmens sowie Rechtsvorschriften klassifiziert. Anders als Textanalysen auf Basis von Suchanfragen oder Schlüsselwörtern erkennt Content-Analytics laut Opentext sprachspezifische Bedeutungsunterschiede, die dem System von Sprachexperten antrainiert wurden, und erhöht dadurch die Genauigkeit um ein Vielfaches.

Opentext verspricht, dass Auto-Classification noch vor Jahresende verfügbar sein soll. Auf dem Markt im weitesten Sinne vergleichbar sind Lösungen von Dataglobal und Nogacom; letztere stellten erst vor wenigen Tagen ihre neue Klassifizierungsversion »NogaLogic 3.8« vor.

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