Langzeitaufbewahrung gewinnt immer mehr an Bedeutung und wird für viele Unternehmen ein Muss. Präzise Planung, die Wahl einer passenden Lösung sowie Zukunftsstrategien sind dabei unabdingbar. Die Anforderungen an heutige digitale Archive haben sich geändert und sind weitaus anspruchsvoller als noch vor einem Jahrzehnt.

von Ulrike Rieß

Da bei Geschäftsprozessen vermehrt auf Papier verzichtet wird, steigen nun auch die Datenmengen, die über längere Zeiträume digital vorgehalten werden müssen. Das Bewusstsein für Wert und Pflicht einer gut gesicherten Ablage dieser Informationen wandelt sich derzeit. Viele Organisationen, und das gilt branchenübergreifend, erkennen die Notwendigkeit sinnvoll geplanter und regelkonformer Archivierung. Aus Marktsicht erfährt die Archivbranche eine Renaissance.

Datenflut, E-Mail, Compliance und Gesetze treiben Archive

»Die Unternehmen nehmen ihre Verantwortung sehr ernst«, meint Dirk Walde, Archive Solutions Manager bei Hitachi Data Systems. »Teilweise ist es allerdings so, dass gerade in kleinen und mittleren Unternehmen noch Unsicherheit über die exakten Anforderungen herrscht. KMUs verfügen häufig noch nicht über alle notwendigen Informationen, um das Thema Archivierung richtig anzupacken. Aufklärung tut Not – an dieser Stelle sind wir als Hersteller ebenso gefordert wie die Medien.« Viele Hersteller sehen das Problem, dass gerade der Mittelstand noch gute Beratung und detaillierte Informationen benötigt, damit auch hier vernünftige Archivierungsprojekte in Angriff genommen werden.

»Viele mittelständische Unternehmen scheuen nach wie vor die vermeintlich hohen Kosten einer Archivlösung«, sagt Robert Hasenstab, Product Marketing Manager bei Netapp Deutschland. »Hersteller und Reseller bemühen sich jedoch, über die Notwendigkeit einer zuverlässigen und revisionssicheren Datenhaltung aufzuklären und haben auch spezielle Angebote aufgelegt. Dazu zählen etwa die Ablöse von Jukeboxen durch Disk-Systeme oder auch spezielle Infoveranstaltungen.«

Die weiter wachsende Datenflut ist ein Faktor, der zu vermehrten Archivprojekten führt. »Mit dem Thema Archivierung befassen sich viele Unternehmen ernsthaft, wobei die Masse der Interessenten sich mit der Entlastung der Storage-Systeme beschäftigt«, erklärt Dr.-Ing. Peter Röscher, Leiter Enterprise Systems (Backup, Storage, Archiv) bei Global Information Distribution (GID). »Hier geht es im Wesentlichen darum, die Mail-Systeme, File-Systeme oder Datenbanken von älteren oder größeren Dateien zu befreien, um sie zu entlasten.«

»Nach unseren Informationen wird das Archiv mit steigender Datenflut und den immer strafferen Gesetzen für mehr und mehr Kunden ein Thema«, bestätigt Christof Gedig, Regional Sales Manager bei Syncsort. »In jedem Projekt, welches sich mit Backup von Mailsystemen beschäftigt, kommt zwangsläufig die Frage nach der Archivierung auf.«

»Fast jedes Unternehmen steht vor dem Problem der wachsenden Datenmengen«, meint auch Frank Herold, Manager Pre-Sales & Consulting bei Quantum. »Entsprechend sehen wir im Markt sehr hohes und auch ernsthaftes Interesse an Archivierung – nur sollte sie möglichst intelligent und durchdacht sein, zugleich aber die Budgets nicht sprengen.«

Zudem haben rechtliche Vorgaben und geänderte Haftungsregeln das Interesse an Langzeitdatenaufbewahrung vergrößert. »Nach unserer Erfahrung findet das Thema bei vielen mittelständischen Unternehmen noch immer zu wenig Beachtung« konstatiert Frank Roszyk, Geschäftsführer bei Tandberg Data. »Erst seit die Vorstände und die Geschäftsführer für die Einhaltung der Vorschriften haftbar sind, nimmt das Interesse etwas zu.«

Dabei sind es besonders die rechtlichen Vorgaben und die größer werdenden E-Mail-Datenbestände, die den vermehrten Einsatz sowie stetig wachsende Archive erforderlich machen. Zudem erreichen IT-Manager eine spürbare Entlastung der produktiven Speicherlandschaft, indem sie eine sinnvolle Archivierungsstrategie planen und einsetzen.

Zukunftstauglich durch Planung und nützliche Technologien

Eine nützliche und sichere Langzeitaufbewahrung verlangt eine gute Planung. Wichtig ist es dabei, auch an notwendige Migrationszyklen zu denken. Bei Vorhaltungsfristen von 30 Jahren und mehr muss sicher gestellt sein, dass die Informationen auch nach Ablauf dieser Zeit noch auffindbar, abrufbar und lesbar sind.

»Das absolut wichtigste Element der Archivierung ist der Migrationsplan und die Tatsache, konstant die archivierten Daten auf neuester Technologie vorzuhalten«, erläutert Kurt Gerecke, Certified Senior Storage Consultant bei IBM. »Ist das im Archivierungskonzept nicht sichergestellt, kann man die Archivierung gleich bleiben lassen – was meist auf Grund von entsprechenden Auflagen nicht möglich ist. Viele sind in den 90er Jahren, in denen optische WORM-Medien teilweise vorgeschrieben waren, in die optische Falle getappt und stellen heute fest, dass es entweder ganz unmöglich oder nur mit extremem Zeitaufwand von Monaten oder Jahren möglich ist, die archivierten Daten von optischen WORM-Platten auf neue Technologien zu überführen.«

»Ein Migrationsplan ist eigentlich lebensnotwendig, aber kaum jemand macht sich wirklich Gedanken darüber, da auch keine wirklichen gesetzlichen Rahmenbedingungen bestehen, was wie lange aufbewahrt werden muss bzw. wie schnell es wieder verfügbar sein muss«, sagt Syncsort-Manager Gedig. Ohne Migrationsplanung ist ein Archiv nicht für seine eigentliche Aufgabe geeignet.

»So gut wie jedes größere Unternehmen verfügt über einen Migrationsplan, der meist von Anfang an Teil der Archivierungsstrategie ist«, sagt dagegen Quantum-Experte Herold. »Und wir sehen, dass sich auch immer mehr kleinere Unternehmen darüber Gedanken machen. Dabei ist das Thema gar nicht so einfach, denn je differenzierter die Speicherkette wird, desto komplexer wird auch die Migration.« Eine HSM-Strategie (Hierarchisches Speicher-Management) kann zudem bei der Migration Prozesse erleichtern. Zusätzlich sollte der Administrator eine Unabhängigkeit von spezieller Hardware anstreben. Zudem muss er auch die Formatfrage bei den Daten beachten. In beiden Fällen ist die Anwendung von Standards hilfreich.

Günstige Preise und umfassende Funktionalität machten den Einzug von Festplatten in Archivlösungen möglich. Oftmals operieren diese Systeme in einer Kombination mit anderen Archivprodukten. Virtual-Tape-Librarys (VTL) übernehmen zum Beispiel häufig die Funktion eines Zwischenspeichers vor dem eigentlichen Bandarchiv.

»Aus unserer Sicht liegt der Nutzen einer VTL in der flexiblen Anpassung an vorhandene Systeme«, erklärt Speicherfachmann Roszyk. »VTLs bieten – im Vergleich zu Tapes – eine geringere Zugriffszeit auf die gespeicherten Dateien und eignen sich daher hervorragend als kurzfristiger Zwischenspeicher – etwa bis zu einem Monat. Für eine langfristige Archivierung raten wir aber zu einer Kombination aus VTL und einem Tape-basierenden System.«

VTLs spielen somit für Archive eine wichtige Rolle. Jedoch sollte sich kein Administrator ausschließlich auf Verfahren beschränken, die auf Festplatten speichern, so Röscher. Auch seiner Meinung nach wird es in Zukunft einen Mischbetrieb geben. Neben dem Einsatz einer VTL werden die Daten in größeren Abständen zusätzlich komplett auf ein Band geschrieben. Allerdings sehen einige Anbieter nicht nur VTLs, sondern auch aktive Festplattensysteme als Archivlösung aufkommen. »Aktive Archive auf Festplattenbasis ergänzen den Einsatz virtueller Tape-Librarys im Backup-Umfeld, indem man archivierungswürdige Daten von der Backup-Umgebung auf ein aktives Archiv verlagert und das notwendige Backup der verbleibenden Daten des Produktionsbereichs durch eine VTL performanter gestaltet, ohne Backup-Prozeduren und Prozesse verändern zu müssen«, meint HDS-Manager Walde.

Die Festplattentechnik bietet zahlreiche Funktionen, von denen der Anwender im Archiv profitiert. Dazu gehören die umfassende Verwaltung und Optimierungsmethoden wie Single-Instance oder Datendeduplizierung. »Single-Instance-Verfahren eignen sich zum Beispiel für die E-Mail-Archivierung, wenn mehrfach vorkommende, identische E-Mail-Anhänge gespeichert werden«, erläutert Netapp-Experte Hasenstab. »Bereits minimale inhaltliche Änderungen der Files führen jedoch zur Speicherung einer weiteren Instanz des Dokuments. Deduplizierung ist mittlerweile eine Standardtechnologie zur Reduzierung redundanter Daten. Bei uns kann Deduplizierung universell auf Online-Daten, Backup-Daten und Archivdaten angewandt werden, so dass die Empfehlung lautet, entweder nur Deduplizierung einzusetzen oder beides zu kombinieren.« Beide Verfahren sparen Speicherplatz, wobei Single-Instance sich bereits im Markt bewährt hat, Deduplizierung hingegen noch ein relativ neuer Trend ist.

Anbieter von Disk-Systemen sehen eine echte Alternative in Festplattenarchiven, nicht zuletzt auf Grund der oben genannten Technologien. Schneller Zugriff, einfacher Abruf und kaum Verwaltungsaufwand sind Vorteile, die für sich sprechen. Hinzu kommt die Möglichkeit, für Backup oder Disaster-Recovery ein Parallelarchiv vorzuhalten. Allerdings dürfte der Kostenpunkt die Euphorie etwas mindern. Bei der Preisfrage haben Bandbibliotheken beziehungsweise Bandarchive immer noch die besten Karten.

Archive im Wandel

Neben dem Einzug von Festplattensystemen ins Archiv zeichnet sich ein weiterer Trend ab. Durch die ungewisse Zukunft der UDO-Technologie und die steigenden Kapazitätsanforderungen stagniert der Markt für optische Lösungen. Auf lange Sicht könnten diese Archive im professionellen Unternehmensumfeld weiter an Bedeutung verlieren und zu Nischenprodukten werden.

»Zumindest bei Unternehmen werden optische Medien tatsächlich verschwinden, denn sie erfüllen die Anforderungen immer weniger«, sagt Herold. »Tape schlägt sie bei Sicherheit und Datenvolumen und wirft sie damit aus der Langzeitarchivierung. Bei kurzfristiger Archivierung können sie bezüglich Zugriffszeiten und Verfügbarkeit nicht mit Disk-Storage mithalten. Ich glaube, langfristig werden wir optische Medien nur noch im Consumer-Umfeld sehen.«

»Technologien wie beispielsweise UDO, die an bestimmte Hersteller gebunden sind, stehen schnell vor dem Aus, wenn Hersteller den Support der Technologien einstellen«, meint Hasenstab. »Auf lange Sicht gesehen werden optische Medien keinen Bestand haben, da sie zu aufwendig in der Handhabung sind und als Technologie nicht offen genug.«

»Es wird immer Anwendungen geben, die als Zielmedium bei der Archivierung DVD, Blu-Ray oder UDO verwenden, weil die zu archivierenden Daten die Kapazität einer DVD/Blu-Ray nicht übersteigen«, sagt hingegen der GID-Verantwortliche Röscher. »Andererseits wissen wir, dass diese Datenträger zur Langzeitarchivierung von mehr als zehn Jahren ungeeignet sind. Möchte man eine solche Aufbewahrung über mehr als zehn Jahre garantieren, kommt man an Storage-Systemen und der Produktion auf Mikrofiche nicht vorbei.«

Nachteilig für die optischen Medien sind vor allem die begrenzte Speicherkapazität und das Preis/Leistungs-Verhältnis. »Nach unseren Beobachtungen wird die Bedeutung von optischen Medien zumindest bei der Sicherung beziehungsweise Archivierung abnehmen«, erklärt Tandberg-Geschäftsführer Roszyk. »Das liegt vor allem daran, dass die zur Verfügung stehende Kapazität pro Medium sehr begrenzt ist. Auch die Kosten pro Gigabyte liegen deutlich höher als bei Disks oder Tapes. Zudem fehlen einheitliche Standards und der Nachweis der langfristigen Haltbarkeit.«

Der steigende Kostendruck in Firmen könnte zudem einem weiteren Trend Vorschub geben: dem Outsourcing. Allerdings stehen hier Belange wie Sicherheit, Performance, Haftbarkeit und Verantwortlichkeiten im Mittelpunkt der Geschäftsüberlegung.

»Outsourcing-Betrieb für Archive ist ein generelles Thema und kann, sofern das aktive Archiv IP-basiert und somit weitverkehrsfähig ist, einfach etabliert werden«, sagt HDS-Manager Walde. »Für ein IP-basiertes Archivsystem gilt: Jederzeit Zugriff von überall. Somit eignen sich gerade aktive Archive dazu, extern betrieben zu werden. Insofern könnte Cloud-Computing diesen Trend noch verstärken.«

»Im Langfristbereich kann man sich solche Outsourcing-Aktivitäten durchaus vorstellen«, meint auch Gerecke von IBM. »Was wird wohl das wichtigste Medium bei solchen Projekten sein, wo unvorstellbare Kapazitäten für die Archivierung vorgehalten werden müssen? Das Tape oder auch optische Datenträger – zumindest Datenträger, die keinen Strom verbrauchen.«

Durch technische Entwicklungen wie Web 2.0 und Cloud-Computing sind Auslagerungen im Bereich der Archivierung für viele Hersteller mittlerweile durchaus denkbar. Generell werden sich aber in absehbarer Zukunft Band- und Festplattentechnologien die Arbeit im Archiv teilen.